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企业安排会展需要注意哪些细节? 深圳专业展览企业
日期:2018-03-23 17:34:31 人气: 标签:深圳展览设计  深圳展览设计
会展是指会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。其概念内涵是指在一定地域空间,许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动,其概念的外延包括各种类型的博览会、展览展销活动、大中小型会议、体育竞技运动、学问活动、节庆活动等。

企业安排会展需要注意以下细节:

1、报展程序:选择某个展览后,与主办单位取得联系,对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会先容资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

2、费用预算:参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。

3、展台位置:展台的位置由主办者全盘规划,按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置,或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。

4、标准展台:除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外,通常展览会的展位面积为9平方米(3米X3米),成为标准展台。

5、特装修:超过四个或者四个以上的标准展位的面积时,您可以只预定光地面积,而自行策划、特殊装修。特装修则可以根据企业产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排,做出别出心裁的独特装修。

6、家俱:大多数参展商会有这样的感受,就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆以及展览服务企业,可以提供桌、椅、柜子、沙发等家俱的临时租用服务。
 
7、包装箱的存放:展览开始之前,主办者和展览馆管理者、展览运输服务企业会收走包装纸箱、包装木箱和材料,或者指定统一存放的仓库,这是为展位整洁的需要,同时也是防火安全的要求。通常,展览结束撤馆时,包装材料会退还或自行领走。  

8、展品的运输:大会主办者会在“参展细则”里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址,您可以按此,将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理,运输代理提供门到展位到门的服务。 
 
9、布展和撤展:大会组织者通常会给布展留出足够的时间,大会展览会的布展时间为3天以上,并且可以在正常工作时间之外加班施工。在大会最后一天,观众清场以后即可以开始撤展。  

10、清洁服务:大会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生,但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。  
     
11、场地广告:除会刊宣传外,大会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告,包括条幅、横幅、旗帜、气球等。对展览馆场地熟悉、有经验的参展单位的展览策划者会最早占领有利的位置。  
12、技术讲座:部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会,除大会特别要请的专题报告讲座外,参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座。这是向各界来访者推荐新产品和新服务的一种很好的形式,这些有备而来的参加者,费普通听众,而是专业人士,这是您发展用户的良好机会。
   
13、参展人员的选用:选用了合适的参展人员,便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。

14、展览资料的准备:参加展览会之前您要准备足够的宣传资料,包括名片、产品先容、企业先容、产品价格清单,其使用量往往会超过您的预料,所以要做好充分的准备工作。

只要大家在安排会展时做好了以上的细节,那么会展一定会非常成功,达到你预期的效果!


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